Künstliche Intelligenz ist eine Schlüsseltechnologie, die neue Geschäftsbereiche eröffnet und mittels Optimierung von Prozessen die Effizienz durch gezielteren und damit nachhaltigeren Einsatz von Ressourcen steigern kann. Doch sie verändert auch bestehende Geschäftsfelder und fordert Unternehmen zum Umdenken, um den Anschluss an die KI-Transformation nicht zu verpassen und auf den Zug der KI-Reise aufzuspringen.

Auch die Stiftung Pfennigparade beschäftigt sich mit der Frage, wie sich ihre Geschäftsfelder durch KI ändern und welche neuen Chancen diese Veränderung mit sich bringt.

Hintergrund des Projekts

Seit die Pfennigparade Anfang der 1950er Jahre als Bürgerbewegung zur Bekämpfung der Polioepidemie gegründet wurde, begleitet sie Menschen mit Handicap in allen Lebensphasen und bietet ihnen Arbeitsplätze nach dem Motto: Unternehmerisch denken – sozial handeln.

Das Leistungsportfolio der drei gemeinnützigen Dienstleistungsunternehmen der Stiftung Pfennigparade BKG, PSG und SIGMETA reicht von Dokumentenservice und kaufmännischen Dienstleistungen, gewerblich-technischen Services über Elektroprüfung hin zu anspruchsvollen IT-Dienstleistungen inklusive Digital Accessibility.

Obwohl gemeinnützig tätig, stellt sich das Unternehmen bereits seit Jahrzehnten teils massiven Marktveränderungen mit ihren drei GmbHs: einem Inklusionsunternehmen und zwei GmbHs, die Teil einer anerkannten Werkstatt für Menschen mit Körperbehinderung sind. Die Behindertenquote der insgesamt etwa 340 Mitarbeitenden liegt bei über 60%. Die sich daraus ergebende einzigartige Anforderung bringt die Stiftung in ein Spannungsfeld zwischen einer besonderen Mitarbeiterklientel mit Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für gemeinnützige Unternehmen und andererseits den Forderungen an Dienstleistungen in einem internationalen und wettbewerbsgetriebenen Kundenumfeld.

Die Transformation der Arbeitswelt in Richtung Digitalisierung und KI sind Entwicklungen, die spürbar solch einfachere Aufgabenbereiche der Mitarbeitenden gefährden, vor allem in den für die Pfennigparade besonders wichtigen Bereichen der kaufmännischen Dienstleistungen und des Dokumentenservice.

Unsicherheit, was sich hinter KI verbirgt und welche Einsatzmöglichkeiten sich für die Kunden und die Stiftung selbst bieten, hat die Pfennigparade nach einem Spezialisten suchen lassen, der ihnen das Thema näherbringt.

Sie wurde bei appliedAI fündig. Gemeinsam haben Pfennigparade und appliedAI die Problemstellung aufgegriffen, um zu evaluieren, welche Potenziale sich für die Stiftung bieten, auf die KI-Transformation aufzuspringen, Bedenken aus dem Weg zu schaffen und die Chance zu nutzen, neue Geschäftsfelder im Rahmen der Arbeitsplatzveränderung aufzubauen.

Projektansatz

appliedAI als führende europäische Initiative für die Anwendung von KI hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Wirtschaft und Unternehmen beim Einsatz von KI zu begleiten. Dabei folgt appliedAI der Überzeugung, dass wir selbst aktiv werden müssen um gestalten zu können, ob und wie KI unser Leben und unsere Gesellschaft zukünftig verändern wird. Aus diesem Grund ist es von großer Bedeutung, zukunftsweisende Antworten auch für Personengruppen mit besonderen Bedürfnissen zu finden.

Um die Potentiale von KI für die Stiftung aufzudecken, eine Einführung in KI zu bieten und Unsicherheiten zur Arbeitsplatzveränderung zu klären, hat appliedAI die gemeinnützige Stiftung unentgeltlich mit einem Vortrag über die Grundlagen zu KI und mit einem Workshop zur Ausarbeitung strategischer Ansatzpunkte unterstützt. Mit gezielten Fragestellungen von Definition, über Einsatzgebieten bis zu ethischen Fragen ist die Stiftung auf appliedAI zugegangen.

"Nicht abstrakt, sondern mitreißend an einer Vielzahl von konkreten Beispielen wurden wir thematisch abgeholt in ein faszinierendes Gebiet. Dass KI eventuell nicht nur Bedrohung darstellt, sondern auch Chancen bieten könnte für unsere Mitarbeitenden mit einfacheren Skills, war Kern unseres zweiten Termins mit Workshop-Charakter.“ Ulla Neuner, Prokuristin der Stiftung Pfennigparade BKG, PSG und SIGMETA

Die Auslastung der kaufmännischen Mitarbeitenden der manuellen Rechnungsprüfung ist seit Einführung von KI bei den Firmenkunden in den letzten drei Jahren massiv rückläufig. Statt 1,1 Mio. Rechnungen werden im Jahr 2022 nur noch knapp 100.000 Prüfbelege erwartet. Bei Mitarbeitenden des Dokumentenservice nehmen aufgrund zunehmender Digitalisierung Tätigkeiten wie Scan-Vorbereitungen, Indexierungen und Labelling von Papierbelegen ebenfalls stark ab.

Mitarbeitende mit niedrigeren Skill-Leveln sind jedoch geübt, routinierte und gleichförmige Tätigkeiten über eine lange Zeit mit äußerst geringen Fehlerquoten umzusetzen – eine Tatsache, die bereits von vielen langjährigen Kunden der Stiftung lobend bestätigt wurde. Im gemeinsamen Workshop konnte identifiziert werden, dass diese Stärke der Mitarbeitenden sie zur idealen Besetzung in der Implementierungsphase eines KI-Projektes qualifiziert.

Bei der Implementierung von KI-Systemen steckt ca. 70% der Aufgabenlast in Datenaufbereitung und Labelling bzw. Datenqualifizierung. Diese zeitaufwendige Aufgabe wird meist ungern von den KI-Projektierenden übernommen, doch vor allem die Mitarbeitenden der Pfennigparade sind dafür prädestiniert, diese mit geringer Fehlerquote durchzuführen. Aufgrunddessen bietet dieser Geschäftsbereich eine optimale Option für die Pfennigparade, auf den Zug der KI Transformation aufzuspringen und durch die Veränderung der Arbeitswelt neue Geschäftsbereiche zu erschließen.

Dies bietet die Möglichkeit, weg von rückläufigen Aufträgen wie Prüfung von Rechnungen und Scan-Vorbereitungen und hin zu den zukunftsorientierten, zunehmend bei der Implementierung von KI-Systemen gefragten Aufgaben wie Datenanreicherung, Datenqualifizierung und Datenlabelling zu gehen.

"Gemeinsam mit den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Pfennigparade haben wir KI Potenziale abgeleitet. So sehen wir beispielsweise Potenzial in der Verbesserung interner Prozesse sowie der Personalisierung von KI Anwendungen für externe Unternehmen" Susanne Klausing, AI Strategist bei appliedAI

Ausblick

Derzeit wird geprüft, wie die Stiftung das bereits spürbare Risiko des Auftragsrückgangs durch die im Workshop mit appliedAI identifizierten Potenziale in eine Chance wandeln kann und das Unternehmen bestmöglich auf dieses neu geschaffene Betätigungsfeld aufspringen kann.

Hierfür wird das Unternehmen im nächsten Schritt in Sondierungsgespräche mit Bestandskunden aus dem IT und Digitalisierungsbereich einsteigen, um zu klären, wo KI Bedarfe im Unternehmen entstehen, um neue Tätigungsbereiche auszuloten und um die Umsattelung in den Bereich der KI Datenaufbereitung und des Datenlabellings anzustoßen.

Darüber hinaus müssen in den nächsten Monaten auch die weiteren offenen Aspekte der Marktgröße, Kostenstruktur der Datenanreicherung, Rahmenbedingungen, mögliche Ausschlusskriterien, aber auch Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Software-Entwicklern oder Anwendern auf Kundenseite analysiert werden.

Im Rahmen dessen sind Experten-Gespräche geplant, um KnowHow mit KI-Projektteams und IT-Leitern aufzubauen. Zudem sind Gespräche zu Potentialen mit KI-Startups geplant. Für den Aufbau von KI-KnowHow plant die Pfennigparade, die kostenfrei zur Verfügung gestellten Beratungsleistungen des „Zukunftszentrums Süd“ für Bayern und Baden-Württemberg in Anspruch zu nehmen, ein Projektteam, das KMUs mit Beratungs- und Weiterbildungsangeboten dabei unterstützt, die Chancen des digitalen Wandels und der Künstlichen Intelligenz zu nutzen.

Mittels der frei zugänglichen online KI-Einführungskursen von appliedAI (siehe auch Foundations of AI und Elements of AI) kann die Pfennigparade im neuen Jahr zudem Basiswissen im Bereich KI aufbauen, um den Anforderungen und Bedürfnissen von AI-first Unternehmen noch besser gerecht zu werden und weiterführende Potentiale zu identifizieren.

Neben Sondierungsgesprächen und KnowHow-Aufbau sind SWOT-Analysen geplant, die als weiterführende Entscheidungshilfe dienen, wie das Unternehmen bestmöglich in den Bereich der Künstlichen Intelligenz einsteigen und ihn am effizientesten ausbauen kann.

appliedAI setzt sich als Non-Profit Initiative für verantwortungsvollen und wertstiftenden Einsatz von KI in der Gesellschaft ein und unterstützt sozial verantwortliche Unternehmen dabei, von der KI Transformation zu profitieren und diese zu nutzen.

Neben der Unterstützung der Stiftung Pfennigparade sowie Weiterbildungen für den deutschen Lehrerverband, finden Sie ein weiteres Beispiel für sozialen Einsatz von appliedAI in der Case Study über das Engagement für World Food Programme.

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In Kooperation mit: Stiftung Pfennigparade